Les outils collaboratifs sous environnement Apple

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Outils collaboratifs

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif permet de faciliter la communication, le suivi des projets et plannings ainsi que le travail en équipe grâce à des solutions intégrées. Il permet d’échanger en direct, de travailler à plusieurs sur les mêmes documents, d’organiser des réunions ou d’obtenir un état des lieux en temps réel de tel ou tel projet.

Pourquoi mettre en place un outil collaboratif en entreprise ?

L’objectif de ce genre d’outils au sein d’une entreprise est de fluidifier les échanges entre toutes les parties prenantes d’un projet.

Il va permettre de s’organiser efficacement, même si les personnes ne sont pas au même endroit. N’hésitez pas à nous demander un audit de votre parc informatique, nous vous conseillerons sur les outils à choisir et pourrons vous accompagner sur leur mise en service, la maintenance et le support.

Quelques exemples de fonctions des outils collaboratifs :

Les outils collaboratifs que nous conseillerons sous Apple

Chez Alt-S, nous sommes, vous le savez des spécialistes de l’environnement Apple et des produits Mac, qu’il s’agisse de travailler sur ordinateur, smartphone ou tablette. Après différents tests, voici les principaux outils que nous allons vous préconiser, vous installer, paramétrer et aider à prendre en main :

Faciliter la gestion de projet grâce à des outils collaboratifs

Avec l’avènement du télétravail et du distanciel, des locaux d’entreprises parfois très étendus ou répartis en plusieurs lieux géographiques, pouvoir travailler à distance en direct les uns avec les autres est devenu indispensable

Suivi des projets en temps réel

Il est possible de suivre en temps réel les avancées sur les projets, savoir si des collègues sont disponibles ou non, qui sont les intervenants qui doivent réaliser telle ou telle tâche sans avoir à envoyer des mails ou décrocher son téléphone.

Ça m'intéresse !

Feedback de la productivité

Cela permet également d’avoir un feedback et un état des lieux de la productivité d’une entreprise, le reporting est déjà centralisé, les gains de temps sont considérables.

Un outil adpaté à vos besoins

Notre rôle va être de faire un état des lieux de vos besoins en tant qu’entreprise, collectivité ou école afin de déterminer le meilleur choix d’outils, vous les installer et les paramétrer selon les spécificités de vos process et vous initier à leur prise en main. Cela peut être également l’occasion de mettre en place un protocole de sauvegarde et d’archivage des données.

De quel outil ai-je besoin ?

Outils collaboratifs et écologie en entreprise

La bonne utilisation d’un outil collaboratif a, entre autres effets, celui de drastiquement limiter le nombre de mails envoyés.

Imaginez combien de mails peut potentiellement représenter l’organisation d’une réunion de 10 personnes. Dans le meilleur des cas avec des équipes sensibilisées à l’écoresponsabilité numérique et tout le monde disponible, cela représente déjà 20 mails. Si chacun valide sa disponibilité en faisant “répondre à tous”, on atteint déjà 100 mails. S’il commence à y avoir des questions-réponses, les chiffres s’envolent.

Selon différentes études un email standard sans pièce jointe représente environ 4g de CO2. Avec une pièce jointe (la carte de visite en signature par exemple) les chiffres grimpent rapidement. Les questions sur les dossiers en cours, les demandes de coordonnées clients, les échanges par mail de documents qui pourraient être stockés une seule fois sur un serveur… On se rend rapidement compte de tout ce que l’on peut envoyer.

Mais cela ne concerne pas que les mails : cela va potentiellement éviter à un membre de l’équipe de prendre sa voiture pour aller à une réunion, tout le monde va accéder au même fichier stocké une seule fois sur un serveur sécurisé.

Adopter les bons outils collaboratifs fait partie des bonnes pratiques environnementales à prendre en considération dans une démarche d’amélioration du bilan carbone. Cela peut également entrer dans une démarche de RSE.

Outils collaboratifs et télétravail

Enfin, l’outil collaboratif est devenu indispensable pour accompagner vos équipes en télétravail. Cela fluidifie les échanges entre les équipes et permet de facilement passer des appels vocaux, en visio ou partager son écran, des fichiers, modifier un planning ou récupérer les informations dont on a besoin. Chaque intervenant sur un dossier ou un projet spécifique peut savoir immédiatement où en sont tels et tels projets, qui contacter en cas de besoin, voire laisser des commentaires en direct sur un fichier. C’est un excellent moyen pour permettre à chacun d’avoir accès en permanence aux outils et informations dont il ou elle aura besoin pour travailler au mieux, sans avoir à aller chercher les informations : gain de temps, d’énergie et d’efficacité. Et si cela ne remplace pas la machine à café, cela peut tout de même être un outil de convivialité entre les membres de vos équipes pour échanger en vocal ou en visio pendant leurs pauses !